「DXを進めたいけれど、何が何だかわからない」
「業務効率化をしたいが、自社にどんなシステムが合うのかわからない」
このような悩みを抱える中小企業は少なくありません。
DXという言葉は広く使われるようになりましたが、実際には、システムを導入しただけで業務が改善されるわけではありません。
中小企業のDXで大切なのは、いきなりシステムを導入することから始めるのではなく、自社の業務課題を可視化することです。
この記事では、中小企業がDXを何から始めるべきか、業務効率化につなげるための正しい進め方を解説します。
目次
中小企業にDXが必要な理由
まずはじめに、そもそもなぜDXが中小企業に必要なのか。
例えば、
・ 手作業を減らす
・ 情報共有をスムーズにする
・ 業務の属人化をなくす
・ 作業時間を短縮する
・ データを活用して判断しやすくする
といった取り組みもDXの一つです。
特に中小企業では、人手不足や業務の属人化、紙・Excel中心の管理などが課題になりやすく、
限られた人数で業務を回すためにもDXが必要であると考えます。
中小企業のDXが失敗する理由
中小企業のDXがうまくいかない理由の多くは、DX導入が目的になってしまうことです。
例えば、
「他社が使っているシステムをそのまま導入する」
「流行っているシステムを入れる」
「とりあえずデジタル化すればよいと考える」
など、DX導入が目的になってしまうと自社の業務（課題）に合わないシステムを導入してしまう可能性が出てくるからです。
その結果、実際に使用されることがなかったり、今まで以上に作業が増えてしまったりと、結局アナログ運用のままで、課題は何一つ解決されません。
DXで失敗しないためには「何を導入するか」ではなく、「どの業務課題を解決するか」ここを重要視できるかです。
中小企業のDXは何から始めるべきか
中小企業のDXは、まず業務の可視化から始めるべきです。
いきなりシステムを選ぶのではなく、まずは自社の業務の流れを整理し、どこにムダや非効率があるのかを把握します。
例えば、社内で以下のような状況はありませんか。
・ Excelに同じ内容を何度も入力している
・ 紙やFAXで情報を管理している
・ 担当者しか分からない業務がある
・ 部署ごとに情報が分断されている
・ 確認・承認に時間がかかっている
・ 毎月同じ資料を手作業で作成している
根本的な業務効率化に繋げるために、まずは、どの業務に時間がかかっているのか、どこでミスが起きやすいのか、どの作業が属人化しているのかを明確にし、ムダを整理することが重要です。
DX導入の正しい進め方
現状業務を洗い出す
日々行っている業務を整理します。誰が、どの作業を、どのタイミングで行っているかを把握することで、改善点が見えてきます。
業務フローを整理する
業務の流れを可視化します。
業務がどこから始まり、どこで確認が入り、どこで完了するのかを整理することで、手戻りや重複作業を発見しやすくなります。
ムダ・非効率を特定する
業務フローを整理したら、無駄や非効率を洗い出します。
代表的なものとして、二重入力・手作業での転記・紙管理・属人化・承認待ち・情報の分断などがあります。
解決すべき課題に優先順位をつける
色々な課題を一度にすべて解決しようとすると、DXは進みにくくなります。
まずは、業務負荷が大きい課題や、ミスが発生しやすい部分から優先的に取り組みましょう。
課題に合ったDXを選ぶ
ここで初めて、ツールやシステムを検討します。
DXツールは、課題によって選ぶべきものが変わります。
・ 手入力や転記作業が多い→RPAによる自動化
・ 紙書類やFAXでの管理が多い→AI-OCRによるデータ化
・ 部署ごとに情報が分断されている場合→業務システムの開発・統合
・データを活用できていない場合→データ分析・統計解析
大切なのは、便利そうなシステムを選ぶことではなく、自社の課題に合ったシステムを選ぶことです。
導入後の運用まで設計する
DXは導入して終わりではありません。
実際に現場で使われる状態にするためには、運用ルールや管理方法まで設計する必要があります。
東洋ができること
東洋では、DXを単なるシステム導入ではなく、「業務改善の仕組みづくり」として考えています。
東洋の強みは、課題の整理から導入・運用まで、ワンストップで対応できることです。
70年以上の地域企業としての実績と、AI・DX・システム開発のデジタル技術を組み合わせて、自社に合った業務改善の仕組みをご提案します。
「何を入れるべきかわからない」という段階から、一緒に整理するところから始められるので、DXが初めての企業でも安心して相談いただけます。具体的には、以下のような支援を行っています。
* 業務課題の整理・可視化
* 業務フローの設計
* 非効率な業務の洗い出し
* RPA・AI-OCRなどの導入支援
* 業務システムの開発・統合
* データ分析・統計解析
* 導入後の運用設計
「何を入れるべきかわからない」という段階から、
一緒に整理するところから始められます。
まとめ
DXで重要なのは、単にシステムを導入することではありません。
大切なのは、自社のどの業務課題を解決するためにDXを進めるのかです。
まずは現状の業務を整理し、ムダや非効率を可視化すること。その上で、自社の課題に合ったシステムを選び、導入後の運用まで設計することで、初めて業務効率化につながります。
こんなお悩みがある方は、まずご相談ください
・DXを始めたいけれど、何から取り組むべきかわからない
・自社に合ったシステムがわからない
・”あの人しか知らない”業務をなくしたい
・導入したシステムが、現場でほとんど使われていない
このようなお悩みがある場合は、まずは現状業務の整理から始めることをおすすめします。
東洋では、業務課題の可視化から、課題に合ったシステムの選定、導入後の運用設計まで一体で対応しています。
業務効率化やDX導入にお悩みの方は、まずはお気軽にご相談ください。
