入場管理システム開発/運用（第71回日本PTA北海道/石狩・千歳 様）
- 制作
- 運用
お客様の課題
日本PTA北海道ブロック研究大会において、７つの分科会や情報交換会、講演会の参加者700人を超える受付を円滑に、かつ確実に処理したい。また「大会要項」「大会集録」のレイアウトや校正、製本、郵送を一括でお願いしたい。
東洋のアプローチ
早い時期からスケジュールを調整し、事前打ち合わせを行わせていただきました。
営業担当が最もこだわった点
開催要項、大会集録については、表紙デザインや予算に合わせたページ構成を提案。弊社が独自で開発した入場管理システムの運用に際しては、システム担当者も当日、サポートスタッフとして配置しました。
運営本部PCでは、各分科会の受付状況をリアルタイムで表示し全体を把握できるようにしました。
労力を費やしたところ
入場管理システムは出席者名簿の確定から開催までの時間が非常にタイトでしたが、弊社のシステムチームが一丸となり、参加者へ発送する参加証を短期間で仕上げました。
独自に加えたひと手間・ひと工夫
３施設７会場での大会でしたので、東洋スタッフ内の連携と大会事務局、運営スタッフの方との情報連携を密にしました。
効果・成果
参加者名簿データからICチップ付の名札を制作し、当日はパソコンと非接触型ICカードリーダーを使用した入場管理システムにより、受付業務が少人数でスムーズに行うことができました。
また「大会要項」や「集録」の作成に関しては、「丁寧かつ迅速な対応で、とても読みやすい冊子になった」と高い評価をいただき、さらに「冊子のPDFデータを大会ホームページへ掲載していただき、ありがたかった」と感謝の言葉をいただきました。
お客様の声
東洋さんはこれまでに数多くのPTAの大会等の業務に関わっていることから、要項や集録の作成、入場管理システムなど、準備期間中より相談にのっていただきました。また、迅速で丁寧な対応により、大会実行委員会の業務の負担軽減となりました。
当日も社員の方に来ていただき、受付係への説明や、急なトラブルへの対応をしていただき大変助かりました。
