第70回日本ＰＴＡ北海道ブロック研究大会札幌大会実行委員会 様
第70回札幌大会用 入場管理システム
- 制作
- 設営
- 運営
お客様の課題
日本PTA北海道ブロック研究大会において、5つの分科会や情報交換会、講演会の参加者1,000人を超える受付を円滑、且つ確実に処理したい。
東洋のアプローチ
PTAの北海道ブロック研究大会では、第63回・帯広大会（2016年開催）にてこのシステムを開発し、以降、第64回・小樽大会（2017年）、第65回旭川大会（2018年）、第66回・札幌大会（2019年）にて、弊社の「入場管理システム」を採用いただいていました。
※函館大会（2020年）、岩見沢大会（2021年）は新型コロナウイルス感染症により休止、北見大会（2022年）はオンラインとのハイブリッド開催のため採用されず
また、開催に際して、大会要項、大会集録、ノベルティの印刷物なども受注しました。
営業担当が最もこだわった点
この入場管理システムは、参加者名簿が基本となります。お名前の漢字が特殊な方も含め、すべての参加者にも対応できるようにしました。
出席者名簿の確定から開催までの時間が非常にタイトでしたが、弊社のシステムチーム一丸となり、参加者へ発送する参加証を短期間仕上げました。
当日の入場管理システム運用に際しては、弊社のシステム担当を巡回サポートスタッフとして配置。運営本部ではご担当者様に受付状況を逐一共有して全体把握をしていただきました。
効果・成果
各会場の受付は極めてスムーズに運用され、予定が変わって急遽欠席となった地域のPTAの方も、リアルタイムで状況の把握ができました。
お客様の声
日本全国大会は、6,000～7,000人規模で日本PTA連合会よりシステムの照会があったそうです。今後はWebによる参加受付システムとの連動を図りたいと思っています。
